Neben dem Beirat und Rechnungsprüfer kann jeder Wohnungseigentümer Einsicht auf sämtliche Verwaltungsunterlagen verlangen. Selbstverständlich kann er damit auch jemanden bevollmächtigen. Die Rechnungsprüfung kann demnach auch von jedem Eigentümer vorgenommen werden. Bei der DPG Hausverwaltung versuchen wir die Hausgeld- und Rücklagenabrechnung so transparent wir möglich zu halten. Die ausgearbeiteten Hausgeld- und Rücklagenabrechnungen können jedem Eigentümer auch auf Nachfrage digital zur Verfügung gestellt werden. Wir bitten die Eigentümer (außer Beirat und Rechnungsprüfer) Ihre Fragen schriftlich oder via E-Mail an uns zu richten. Dabei sollten die Verständnisfragen möglichst genau konkretisiert werden.
Wo findet die Rechnungslegung statt?
Es hat sich bei uns etabliert, dass der o.g. Verwaltungsordner vor der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung dem Beirat/Rechnungsprüfer persönlich übergeben wird.
So läuft die Rechnungsprüfung ab
Die Rechnungsprüfung erfolgt vor der Zusendung der Einladungen für die ordentliche (jährliche) Eigentümerversammlung an die Wohnungseigentümer. Daher sollte die Prüfung rechtzeitig vor der Versammlung erfolgen. Gegebenenfalls kann der Einladung bereits eine Stellungnahme des Beirats bzw. der Rechnungsprüfer beigefügt werden.
Ob die Rechnungsprüfung eine komplexe oder eher einfache Angelegenheit ist, hängt vom Umfang der Rechnungsunterlagen und Belege (die ihrerseits von der Größe und Wohneinheiten des Objekts abhängen), der Struktur des Rechnungswesens der WEG-Verwaltung, der Zusammenarbeit mit dem Verwalter und der Aufgabenverteilung unter den Beiratsmitgliedern sowie den Rechnungsprüfern ab.
Was und wie im Einzelnen geprüft wird, bestimmt der Beirat. Auch die Dauer der Rechnungsprüfung ist Sache des Beirats. Die Grenzen werden durch den Grundsatz von Treu und Glauben nach § 242 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gesetzt, so dass die Prüfung nicht in Schikane des Verwalters ausarten darf. Dabei ist der Beirat verpflichtet, im Rahmen seiner Stellungnahme die Eigentümer auf Unregelmäßigkeiten und / oder Fehler bei der Rechnungsführung sowie auf eine nachteilige Wirtschaftsführung hinzuweisen. Auch die Rechnungsprüfer haben diese Rechte und Pflichten.
Die Rechnungsprüfung als solche kann stichprobenartig oder vollständig erfolgen. Werden bei Stichproben Unregelmäßigkeiten, Fehler oder eine nachteilige Wirtschaftsführung festgestellt, hat eine vollständige Rechnungsprüfung stattzufinden.
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Für die Rechnungsprüfung hat der Verwalter mindestens folgende Original-Unterlagen des betreffenden Wirtschaftsjahres geordnet bereitzustellen:
- Sämtliche Kontoauszüge des Verwaltungskontos
- Sämtliche Kontoauszüge des Rücklagenkontos einschließlich Anlageform der Instandhaltungsrücklage
- Sämtliche zu Lasten der Eigentümergemeinschaft gehende Rechnungen (einschließlich etwaiger Arbeitsberichte und Stundennachweise), Jahresbescheide, Lohnzahlungen (etwa für den Hausmeister), Verträge mit laufenden Zahlungsverpflichtungen sowie sonstige Forderungen (etwa Schadensersatzansprüche dritter Personen)
- Übersicht der Hausgeldzahlungen der Eigentümer einschließlich einer Aufstellung von etwaigen Rückständen einzelner Eigentümer
- Übersicht der sonstigen Einnahmen der Eigentümergemeinschaft (etwa aus Sonderumlagen, Rückzahlungen von Versorgungsunternehmen, Schadensregulierungen von Versicherungen, Mieteinnahmen und ähnliches)
- Gesamtaufstellung der Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft
- Entwurf der Einzelabrechnungen bzw. Entwurf einer Mustereinzelabrechnung für die jeweiligen Eigentümer
- Teilungserklärung bzw. diese abändernde Vereinbarung zur Prüfung der richtigen Zuordnung und Kostenverteilung für die jeweiligen Eigentümer
Zur Prüfung der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage und den Ausweis auf die darauf rückständigen Beiträge hat der Verwalter zusätzlich Folgendes vorzulegen:
- Darstellung von Anfang- und Endbestand des Sollvermögens der Eigentümergemeinschaft, also die Summe aller von den Eigentümern beschlossenen Zuführungen und Entnahmen hinsichtlich der Rücklage
- Aufstellung der Beitragsrückstände von Eigentümern für die Rücklage
Darauf müssen Eigentümer und Beirat bei der Rechnungsprüfung im Einzelnen achten
Bei der Rechnungsprüfung bei der WEG-Verwaltung ist insbesondere auf folgende 6 Punkte zu achten:
1. Allgemeines
Die Konten der Eigentümergemeinschaft sind als offene Fremdgeldkonten (WEG-Eigenkonten) zu führen. Treuhandkonten sind unzulässig (Amtsgericht (AG) Büdingen, Urteil vom 07.04.2014, Az.: 2 C 359/12). Dabei muss das Konto auf den vollständigen Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft lauten (etwa „WEG Musterstraße 1 bis 7, 12345 Musterstadt“). Das gilt ebenso für das Rücklagenkonto und etwaige weitere für die Eigentümergemeinschaft geführte Konten.
Zu prüfen sind im Rahmen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit insbesondere die Belege und die Kostenaufstellung aus der Jahresabrechnung. Bei Belegen ist darauf zu achten, dass sie zum richtigen Wirtschaftsjahr gehören. Bei etwaigen Überschneidungen dürfen die Rechnungsbeträge nicht in zwei aufeinanderfolgen Wirtschaftsjahren als selbe Ausgabe gebucht sein. Im Übrigen sind die Belege den Buchungsvorgängen bzw. den Kontoauszügen zuzuordnen.
2. Belege, insbesondere Handwerkerrechnungen
Rechnungsbelege müssen folgende Informationen enthalten: Anschrift des Rechnungsempfängers, also der Eigentümergemeinschaft; Datum; Mehrwertsteuer; Steuernummer des Finanzamts; Rechnungsnummer; genaue Leistungsbeschreibung. Zu prüfen ist im Einzelfall unter Zuhilfenahme der Teilungserklärung auch, ob die Leistungen auf das Gemeinschaftseigentum oder auf Sondereigentum erbracht wurden. Entfallen die Leistungen auf das Sondereigentum, also auf eine Eigentumswohnung, ist zu klären, ob die Kostentragung der Eigentümergemeinschaft oder dem Sondereigentümer obliegt.
Stundenzettel müssen von Personen unterzeichnet sein, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Eigentümergemeinschaft stehen (etwa Hausmeister, Wohnungseigentümer, Verwalter). Die Stundennachweise haben Beginn und Ende der Tätigkeit zu enthalten. Für abrechnungsfähige Anfahrtszeiten ist eine gesonderte Darstellung erforderlich. Die berechnete Tätigkeit sowie die Anfahrtszeiten sind vom Beirat bzw. Rechnungsprüfer auf Plausibilität zu prüfen.
Erfolgt eine vollständige Rechnungsprüfung, ist zudem zu hinterfragen, ob für die Auftragsvergabe ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich war und dieser vorgelegen hat.
Bei der Prüfung von Handwerkerrechnungen ist zusätzlich auf Folgendes zu achten:
- Erst nach der mängelfreien Abnahme der erbrachten Leistung sollte die Zahlung erfolgt sein
- Bei Skonto-Vereinbarungen ist zu prüfen, ob die WEG-Verwaltung so rechtzeitig gezahlt hat, dass der Skonto-Abzug erfolgen konnte und falls dem so ist, ob das Skonto auch gezogen wurde
- Soweit vertraglich vereinbart (in der Praxis nur im Baurecht), hat die WEG-Verwaltung einen Sicherheitseinbehalt für die Dauer der Gewährleistung von der Rechnungssumme abzuziehen, der allerdings auch durch eine Bankbürgschaft des Auftragnehmers erbracht werden kann
- Bei mangelhaften Leistungen darf die WEG-Verwaltung regelmäßig das Doppelte der Summe der tatsächlichen Mängelbeseitigungskosten einbehalten, § 641 Abs. 3 BGB
- Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) findet grundsätzlich keine Anwendung, da Wohnungseigentümergemeinschaften im Rechtssinne Verbraucher sind, so dass eine Einbeziehung der VOB in der Regel nicht möglich ist
- Liegen Stundennachweise vor, sollte die WEG-Verwaltung zu einem künftigen Verzicht auf eine Abrechnung von Leistungen nach Stundenaufwand bewegt werden, da sich diese kaum kontrollieren lassen
3. Heizkostenabrechnung
Die Erstellung der Heizkostenabrechnung erfolgt regelmäßig durch externe Drittfirmen, die auch die Ablesung der Zähler an den Heizkörpern durchführen. Eigentümer und Beirat sollten hier Folgendes berücksichtigen:
- Bei Altanlagen müssen mindestens 50 % und maximal 70% nach Verbrauch sowie bei Neuanlagen regelmäßig 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden
- Die für die Heizkostenabrechnung maßgebliche Summe der Nutz- bzw. Wohnflächen muss nicht zwingend mit den Miteigentumsanteilen übereinstimmen
- Abweichungen der tatsächlichen Flächen von denen in der Teilungserklärung genannten Flächen sind aufgrund der Vorrangs der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) unerheblich
4. Instandhaltungsrücklage
Nach Möglichkeit sollte die Instandhaltungsrücklage verzinslich angelegt werden. Spekulative Anlagen verbieten sich. Soweit Anlageformen außerhalb eines Sparbuches bestehen, ist zu prüfen, ob dies durch einen Beschluss der Eigentümer legitimiert wurde. Ist die Rücklage auf verschiedene Anlageformen verteilt, sind die Summen als ein Rechnungsposten für die Rücklage zusammenzurechnen.
Der Bestand zu Anfang des Wirtschaftsjahres ist mit demjenigen am Ende des letzten Wirtschaftsjahres abzugleichen. Zu den Zuführungen und Entnahmen auf dem Rücklagenkonto müssen summenmäßig entsprechende Buchungen auf dem Hausgeldkonto bestehen.
In der Praxis finden gelegentlich Entnahmen aus der Rücklage zur Überbrückung von Liquiditätsengpässenauf dem Hausgeldkonto statt, wobei die entnommenen Gelder später der Rücklage wieder zugeführt werden. Geschieht das innerhalb eines Wirtschaftsjahres, ändert das nichts daran, dass die Jahresabrechnung insoweit korrekt ist. Da diese Vorgehensweise aber nicht rechtens ist, sollten der Beirat bzw. die Rechnungsprüfer dies auf der ordentlichen Eigentümerversammlung ansprechen.
Soweit nach der Teilungserklärung Untergemeinschaften innerhalb der Eigentümergemeinschaft bestehen (etwa Mehrhausanlagen), muss die Instandhaltungsrücklage nicht nur für die Eigentümergemeinschaft, sondern auch für die Untergemeinschaften ausgewiesen werden.
Einige WEG-Verwaltungen geben auch den auf jede Wohneinheit entfallenden Teilbetrag der Instandhaltungsrücklage an. Für die Rechnungsprüfung spielt das keine Rolle, sondern nur beim Verkauf einer Eigentumswohnung, da hierdurch letztlich Grunderwerbssteuer gespart wird. Die Zinsabschlagssteuer ist von der Verwaltung für jeden Wohnungseigentümer gesondert auszuweisen.
5. Haushaltsnahe Dienstleistungen
Sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen (etwa Kosten für Treppenhausreinigung und / oder Gartenpflege) sind bis zu einer bestimmten Höhe bei denjenigen Eigentümern steuerlich zu berücksichtigen, die in ihrer Eigentumswohnung leben, § 35a Einkommensteuergesetz (EStG). Das gilt aber ausschließlich für die Lohnkosten. Beirat und Rechnungsprüfer sollten daher darauf achten, dass die Lohnkosten von der Hausverwaltung gesondert gelistet werden, damit die Finanzbehörde diese Kosten anerkennt.
6. Ergebnis der Rechnungsprüfung
Das Ergebnis der Rechnungsprüfung soll mit einer Stellungnahme des Beirats versehen werden. Dieser vom Beirat erstellte Bericht wird mit der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung versendet oder in der Versammlung vom Beirat verlesen. Dabei hat der Beirat auf den Umfang seiner Prüfung, auf festgestellte Unregelmäßigkeiten und auf offenstehende Hausgeldzahlungen hinzuweisen.
Ebenfalls hat der Beirat dem Verwalter etwaige Vorschläge zu einer besseren Transparenz und Verständlichkeit der Jahresabrechnung zu unterbreiten.