Mietverwaltung

Die DPG Hausverwaltung Mietverwaltung

Vertrauen I Zuverlässigkeit I Erreichbarkeit

Die DPG Hausverwaltung Mietverwaltung.

Die Aufgaben einer Mietverwaltung sind vielfältig und sehr zeitintensiv. Viele Eigenarten gilt es zu bedenken. So manches muss auf den Prüfstand genommen werden und ggf. nach vorheriger Absprache mit Ihnen optimiert werden.

Was gehört für uns alles zur Mietverwaltung? Wie ist der Ablauf? Wie erfolgt die Verwaltungsübernahme?

Wir verstehen die Mietverwaltung als umfassende Aufgabe. Wir sind der erste Ansprechpartner für Ihre Mieter. Dabei kann es sich um private und gewerbliche Mieter handeln. Viele unserer Eigentümer leben in einem anderen Bundesland oder im Ausland. Sie wissen Ihre Immobilie bei uns stets in guten Händen.

Zu Anfang einer jeden Mietverwaltung wird jeder Mieter über die Verwaltungsübernahme unterrichtet. Dabei stehen wir Ihren Mietern sowohl bei technischen sowie auch bei kaufmännischen Fragen als erster Ansprechpartner zur Seite. Ihr Mieter kann auf einen umfassenden und sehr gut aufgestellten Service zurückgreifen. Damit wir auch in Notfällen reagieren können, sind wir rund um die Uhr erreichbar. Auf Wunsch erstellen wir auch einen Aushang mit den direkten Ansprechpartnern in der Immobilie vor Ort.

Es erfolgt die Übernahme der bisherigen Verwaltungsunterlagen. Zu den wesentlichen Verwaltungsunterlagen gehört:

1. Gebäudeunterlagen (z.B. Grundrisse, Lageplan, Mietverträge, Wohngebäudeversicherungspolicen, Haus- und Grundstücksversicherungspolicen, bisherige Nebenkostenabrechnungen, Versorgerverträge u.a. Brennstoffversorgungsverträge, Stromlieferverträge, Hausmeisterverträge, Verträge mit Garten- und Landschaftsunternehmen, Verträge mit Heizkostenverteilungsunternehmen wie Ista, Brunata, Techem etc.)
2. Alle Verträge werden von uns geprüft und bei Bedarf nach Absprache und im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten optimiert. U.a. wird bei den Wohngebäudeversicherungsverträgen der Wert zu 1914 (Versicherungswert) von uns geprüft, damit Sie im Schadenfall bestens abgesichert sind. Aufgrund eines sehr großen Kundenstammes haben wir auch hervorragende Rahmenverträge mit Energieversorgern und Versicherern, auf die Sie selbstverständlich bei Bedarf zurückgreifen können. Es findet in jedem Fall eine Prüfung der sicherheitsrelevanten Aspekte (z.B. sind genügend Feuerlöscher oder ausgewiesene Rettungswege vorhanden) Ihrer Immobilie statt. Diese Aufgaben und viele weitere Aufgaben zählen bei uns zum Standard und sind mit der vereinbarten Verwaltervergütung abgegolten. Mietverträge werden ebenfalls regelmäßig geprüft. Eine mögliche Mieterhöhung wird systembedingt automatisch jedes Jahr geprüft und Ihnen zur Entscheidung vorgelegt. Bei einer Neuvermietung optimieren wir Ihre Mietverträge und legen diese dann nach Absprache mit Ihnen vor.
3. Für jede Immobilie wird mindestens ein Miet- und Kautionsbankkonto bei einem Bankinstitut Ihrer Wahl eröffnet. Selbstverständlich können Sie auf dieses Bankkonto zur besseren und transparenten Übersicht i.d.R. via Online Banking zugreifen. Auf das Mietkonto wird die Warmmiete jedes Mieters verbucht. Die Kaltmiete abzgl. der Verwaltergebühren wird auf Ihr Privat- oder Geschäftskonto spätestens 2 Werktage nach Zahlungseingang des Mieters überwiesen.
4. Die Immobilie wird in unser EDV Abrechnungssystem mit allen zur Verfügung stehenden Daten, Bildern, Mieterkontaktdaten und den Besonderheiten eines jedes Mitvertrages durch erfahrene Buchhalter angelegt.
5. Alle Geschäftsvorfälle (Eingang der Mieten, Bezahlung von Versorgerrechnungen oder Dienstleistungsunternehmen) werden via doppelter und rechtssicherer Buchführung zeitnah innerhalb des gleichen Monats verbucht. Zu geringe oder gar keine Mietzahlungen werden sofort registriert und angemahnt. Zahlt Ihr Mieter weiterhin nicht, kann der Sachverhalt nach vorheriger Absprache an einen erfahren Rechtsanwalt (Fachanwalt für Mietrecht) i.d.R die Kanzlei Rechtsanwälte Teigelack und Fromlowitz in Essen von uns übergeben werden.
6. Jeweils nach Rechnungsstellung aller Versorger und Heizkostenverteilungsunternehmen erstellen und versenden wir fristgerecht die Nebenkostenabrechnung an Ihre Mieter.
7. Selbstverständlich erstellen wir Ihnen auch einen Wirtschaftsplan mit allen voraussichtlichen Kosten für das Folgejahr.
8. Im Sanierungsfall übernehmen wir für Sie die Einholung von Angeboten und folglich auch die Terminvereinbarung mit den Mietern und Handwerkern. Nach Auftragserledigung übernehmen wir die Abnahme der Arbeiten persönlich vor Ort.
9. Im Versicherungsschadenfall reagieren wir unverzüglich und konkret. Die Schadenmeldung erfolgt taggleich. Dabei ist es unerhablich ob es sich um einen Werktag, Sa., So, oder Feiertag handelt.  Die komplette Korrespondenz, eventuelle Gutachtertermine und Schadenabwicklung übernehmen wir.Hier Korrespondieren wir i.d.R. nicht mit dem Außendienstvertreter der Versicherungsgesellschaft, sondern einer sauberen Dokumentation verpflichtend, schriftlich mit der Zentrale der Versicherungsgesellschaft. Haftungsansprüche werden von uns geprüft und bei Schwierigkeiten, nach vorheriger Absprache mit Ihnen, durch einen erfahren Rechtsanwalt durchgesetzt. Zur Not und bei Uneinsichtigkeit oder bei Verschleppung seitens der Versicherungsgesellschaft auch gerichtlich durchgesetzt. Die Arbeitsweise folgt einer klaren festgelegten Prozesskette und auf höchsten Niveau.
10. Auf Wunsch übernehmen wir die Neuvermietung. Dabei achten wir sorgsam auf die Bonität ihrer neuen Mieter und Ihren individuellen Vorstellungen als Vermieter. Die Zwischenabrechnung der Altmieter übernehmen wir ebenfalls.

 Gerne stehen wir Ihnen in einen persönlichen Gespräch zu allen Angelegenheiten der Mietverwaltung zur Seite. Wir garantieren Ihnen eine professionelle und zuverlässige Mietverwaltung.